社内の研修や業務マニュアルを、毎回口頭や文書で説明していませんか。新人が入るたびに同じ説明を繰り返し、教える人の時間が削られていく。そんな悩みを持つ方は少なくありません。社内動画の活用は、こうした繰り返しの負担を減らす手段のひとつです。結論から言えば、社内動画は「何を教えたいか」を先に決め、短く分けて作ると運用しやすくなります。この記事を読むと、社内動画の役割、作り方の基本、注意すべき点がわかり、「まず何から始めればよいか」が見えてくるはずです。
社内動画の活用が向いている場面とは
目次
社内動画は、会社の中で同じ内容を何度も伝える場面で力を発揮します。たとえば、新人研修、業務マニュアル、システムの操作説明などです。
研修や教育で同じ説明を減らすには
新人研修では、会社の基本ルールや業務の流れを毎年同じように説明することが多いでしょう。ところが、説明する人によって話の内容や順番が変わり、伝わり方にばらつきが出やすくなります。
そこで、説明を動画にしておけば、誰が見ても同じ内容を届けられます。新人は分からない部分を何度でも見返せますし、教える側は毎回同じ話をする手間が減ります。研修の場は、動画を見る時間と、実際に手を動かす時間に分けると効果的です。
操作マニュアルを動画で補うには
社内のシステムや業務ツールの操作は、文章だけでは伝わりにくいことがあります。画面のどこをクリックするのか、どの順番で操作するのかは、動画の方が直感的に理解できます。
アイシンは、移行時・移行後に社内版YouTube「AISIN TUBE」にBoxの操作や使い方の動画を掲載し、従業員がスムーズに移行・活用を始められるように工夫したと、Box社の導入事例で紹介されています。
あわせて、移行の際は全体説明会を実施し、部署ごとに移行の準備を進めたことも同じ事例に記されています。大規模な企業でも、システムの定着に動画を役立てた例と言えるでしょう。
社内動画の作り方の基本ステップ
社内動画は、思いつきで撮影を始めると途中で止まりがちです。作る前に、流れを押さえておくと迷いが減ります。
目的と見る人を先に決める
まず、「誰に」「何を」「どうしてほしいか」を決めます。たとえば「新人が、入社1週間で経費精算を一人でできるようになる」といった具体的なゴールがあると、動画の内容が絞られます。
目的が曖昧なまま作ると、情報が詰め込まれすぎて見る人が途中で離れてしまいます。目的をひとつに絞ることが、社内動画の第一歩です。
1本あたりの内容を小さく分ける
社内動画は、1本に全部を詰め込まず、テーマごとに分けると使いやすくなります。見る人は必要な部分だけを探して見られるため、見返しもしやすくなります。
分け方のコツは、「ひとつの動画で、ひとつの作業が完結する」ことです。たとえば「経費精算の申請」「経費精算の承認」を別の動画にするといった形です。
社内の既存資料を活用する
すでにある研修資料や手順書は、動画の土台として使えます。文章をそのまま読み上げるのではなく、画面の動きや実際の作業を見せる形に組み替えると、動画ならではの良さが出ます。
既存の資料をすべて作り直す必要はありません。まずは使用頻度の高いものから、一本ずつ作るのが現実的です。
社内動画のメリットとデメリット
社内動画は便利な反面、注意しておきたい点もあります。両方を知ったうえで取り入れると、導入後の失敗が減ります。
メリットは伝わり方と繰り返し使えること
社内動画の大きなメリットは、言葉だけでは伝わりにくい手順や雰囲気を見せられることです。一度作れば何度でも再生でき、いつでも同じ内容を届けられます。
また、教える人の時間を減らせる点も見逃せません。研修担当者が毎回同じ説明をする負担が減り、その時間を個別のフォローや別の業務に回せます。
デメリットは更新の手間と作る負担
一方で、社内動画には作る手間と更新の負担があります。撮影や編集には時間がかかり、システムや手順が変わるたびに作り直しが必要になることもあります。
さらに、動画を増やしすぎると、どれを見ればよいか分からなくなる場合があります。動画の置き場所や名前のルールを決めておかないと、探すこと自体が負担になってしまいます。
社内動画を作るときの注意点
社内動画は、作って終わりではなく、使われ続ける仕組みを考えることが大切です。
更新しやすい構成にしておく
動画の中で、変わりやすい部分と変わりにくい部分を分けておくと、更新が楽になります。たとえば、画面の操作部分だけを差し替えられるように、導入や説明の部分は独立させておくといった工夫が考えられます。
見る人が探しやすい場所を用意する
社内の誰もが見られる場所に、動画を整理して置くことが欠かせません。社内版の動画サイトや共有フォルダなど、会社の環境に合った場所を選び、カテゴリ分けをしておくと活用が進みやすくなります。
アイシンの事例でも、移行時に社内版YouTubeへ動画を掲載し、従業員が使い方を確認できる形を取っていました。見る人が迷わない場所を用意することは、動画を実際に使ってもらううえで大切な準備だと考えられます。ただし、この取り組みが今も同じ形で続いているかは、事例からは確認できません。
よくある質問
社内動画は、どのくらいの長さにすればよいですか？
長さは、伝える内容によって変わります。ただし、ひとつの動画で伝える内容を絞るほど、見る人は途中で離れにくくなります。まずは「ひとつの作業が完結する長さ」を目安に、内容ごとに分けて作ることをおすすめします。
社内に撮影担当がいなくても作れますか？
スマートフォンや簡単な編集ソフトでも、社内動画は作れます。ただし、映像の見やすさや音声の聞き取りやすさは、作品の伝わり方に影響します。最初は簡単なものから始め、必要に応じて外部の専門家に相談する方法もあります。
社内動画は、いつから作り始めるのがよいですか？
新人研修の準備や、システムを入れ替えるタイミングは、動画を作り始める良い機会です。繰り返し同じ説明が必要になった時点で、一本作ってみると取り組みやすくなります。
まとめ：まずは一本から始めてみる
社内動画の活用は、研修や業務マニュアルの負担を減らし、教える人と学ぶ人の両方にとって役立つ手段です。ただし、目的を絞り、短く分けて、更新しやすい形にすることが成功の鍵になります。
いきなり大きく取り組む必要はありません。まずは、もっとも説明に時間がかかっている業務を一つ選び、一本だけ動画にしてみてください。その一本が、次の動画を作るための手がかりになります。
社内動画の進め方で迷うことがあれば、動画制作の相談を受け付けています。詳しくはお問い合わせページをご覧ください。
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